Inventar ili popis - Kako se izboriti?

Inventarisanje je proces utvrđivanja stvarnog stanja imovine na dati dan odnosno to je postupak merenja, vaganja i brojanja imovine. Inventar je rezultat inventarisanja, tj. detaljan popis imovine, potraživanja i dugovanja na taj dan. Zakon precizno uređuje načine i ciljeve ovog procesa i ovde vam navodimo neke smernice.

Zakon

Zakonom o računovodstvu RS se opisuje obaveza popisa (inventarisanje):

1. U članu 20 kaže da "Pravno lice, odnosno preduzetnik dužan je da na početku poslovanja izvrši popis imovine, obaveza, i vanbalansne imovine i obaveza... " 
2. U Članu 21 da pored toga i "vrši popis i usklađivanje stanja i prilikom primopredaje dužnosti računopolagača, promene prodajnih cena u maloprodaji, statusne promene ..." 
3. Zakon takođe propisuje obavezu popisa i na kraju svake godine odnosno na dan bilansa stanja

Popis kao obavezan postupak prilikom preduzimanja određenih poslovnih aktivnosti predviđen je i:

• Zakonom o porezu na dodatu vrednost 
• Zakonom o akcizama
• Uredbama o količini rashoda

Ova se materija obrađuje i podzakonskim aktom

Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa iz 2020. god. popis imovine i obaveza obuhvata:

1. utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje merenjem, brojanjem, procenom i sličnim postupcima, bliže opisivanje popisane imovine, kao i unošenje podataka u popisne liste;
2. upisivanje u popisne liste naturalnih promena nastalih u periodu vršenja popisa pre i posle dana na koji se popis vrši i svođenje popisanog stanja na stanje na dan na koji se popis vrši;
3. unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja imovine u popisne liste;
4. utvrđivanje naturalnih razlika između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
5. unošenje cena popisane imovine;
6. vrednosno obračunavanje popisane imovine;
7. sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu.

Ovim Zakonima i Uredbama su precizno definisani uslovi, rokovi i sama procedura Popisa te ih svakako bliže proučite ili konsultujte stručnjaka.

Ciljevi inventarisanja

Cilj je, na osnovu navedenih zakonskih akata, utvrđivanje stvarnog stanja osnovnih sredstava i izvora sredstava u datom trenutku i upoređivanje takvog stanja sa knjigovodstvenim. Razlike koje se mogu pojaviti mogu biti posledica brojnih faktora od neažurnosti vođenja evidencije, preko krađe i štete usled više sile do knjigovodstvene greške. Popis svakako treba da sravni posledice i uvede red u evidenciju.

Osnovna sredstva

Inventarisanje odnosno popis ima kontrolnu funkciju nad očuvanjem i zaštitom sredstava preduzeća što se svakako odnosi i na osnovna sredstva. Početak brige o tome počinje obeležavanjem sredstava.

Obeležavanje osnovnih sredstava

Osnovna sredstva se obeležavaju nalepnicom ili pločicom koja nosi jasno istaknute sledeće informacije:

1. Vlasnik osnovnog sredstva
2. Inventarski broj

Ove dve informacije čine osnovu za knjigovodstvenu evidenciju predmetnih sredstava. Dopunski se uz ove informacije mogu naći i:

• Godina uvođenja u evidenciju,
• Vrsta i naziv osnovnog sredstva,
• Oznaka serije ili partije,
• Bar kod ili QR kod za automatizaciju procesa popisa,
• Pozicije za ručni upis informacija od značaja za evidenciju osnovnog sredstva.

BAR KOD

26. juna 1974 je na jednoj kasi u Ohaju SAD prvi put očitan UPC (Universal Product Code) kod nas poznat kao bar-kod. Iako je prvi put primenjen kao unapređenje u maloprodaji i tu mu je primena danas i praktično obavezna isprva je planiran kao pomoć u popisu u magacinima. 

Da li je bar kod obavezan deo inventarske nalepnice? Kratak odgovor je - ne, ali je svakako preporučljiv u zavisnosti od broja artikala koje morate da  popisujete. Treba imati u vidu da je očitavanje Bar-koda (ili QR koda u naprednijim verzijama aplikacija) danas osnovni oblik unosa rezultata popisa u bazu podataka.

Zaključak

Pravilno vođenje obaveza popisa i evidencije su kako zakonska obaveza tako i osnov za uredno knjigovodstveno stanje uz brigu o materijalnim i nematerijalnim sredstvima preduzeća. Prateći gore pomenute Zakon o računovodstvu i Pravilnik o popisu uz redovno i pravilno obeležavanje inventarskim nalepnicama popis će proći lagano i bez zastoja. Za sve ostalo tu je Stickershop.